Como tomar a decisão de adiar a sua excursão

Como tomar a decisão de adiar a sua excursão

Antes de cancelar sua excursão, pense na possibilidade de realizá-la em um futuro próximo. Confira nossas dicas.

A pandemia do Coronavírus (COVID-19) está afetando o mercado de turismo em cheio. Esse momento de instabilidade é algo que todos os organizadores de excursões estão passando. Nossa intenção é compartilhar dicas e boas práticas com nossos leitores, à medida que nossa categoria enfrenta esse período de grande dificuldade.

Ao invés de cancelar uma excursão, cada vez mais organizadores procuram adiar a excursão. Essa opção não somente contribuirá com a saúde financeira da sua agência de turismo, como também te dará um tempo maior para analisar e planejar uma viagem ainda melhor para o seus clientes. 

Procuramos reunir algumas dicas simples para adiar as suas excursões, administrando a situação e mantendo seu cliente informado e ainda sim interessado no passeio:

Comunique seus fornecedores e parceiros sobre seu plano de adiar a excursão

Além dos seus clientes que irão viajar, seus acordos e parcerias com seus fornecedores serão diretamente afetados pelo adiamento da excursão. Apesar de, provavelmente, eles já estarem se preparando para possíveis alterações no planejamento, será necessário você se comunicar com eles para pensar em alternativas que sejam justas para ambos os lados

Inicie por aqui:

  • Informe-se com relação aos seus direitos de remarcar ou cancelar os serviços contratados: caso tenha contrato, analise para saber em quais situações são cobertos e as políticas de seus fornecedores em relação ao adiamento da excursão;
  • Comunique o mais rápido possível: alguns prestadores de serviços permitem apenas o reagendamento dentro de um período de tempo antes da data da viagem.

Informe a todos que estão envolvidos diretamente com a viagem

Todos que farão parte da excursão, seja o serviço de transporte ou o seguro que ira cobrir a excursão, precisará também reajustar os seus compromissos. Então quanto mais rápido você puder notificá-los para que possam se reorganizar, melhor. 

Crie uma lista de tarefas:

  • Informe rapidamente aos fornecedores, parceiros e colaboradores que iriam participar de alguma forma da sua excursão;
  • Converse sobre datas alternativas para determinar a melhor opção e fazer o reagendamento;
  • Caso algum dos envolvidos não poça participar na data remarcada, peça indicação para encontrar outros fornecedores/parceiros que possam atender.

Divulgue a nova data escolhida para a excursão

Agora que você parou a venda dos pacotes, é hora de informar as pessoas que já compraram o pacote para a sua excursão. A velocidade e a clareza com que você comunica as alterações irá reforçar o compromisso com os clientes e aumentar a credibilidade da sua agência. 

Informe o seguinte: 

  • O motivo do adiamento;
  • A nova data da excursão;
  • Um informativo com as regras de reembolso;
  • Informe por quais canais os cliente podem tirar dúvidas;

Segue um exemplo para você se inspirar:

Prezado [NOME DO CLIENTE],

Devido ao [CONSELHO/DECRETO LOCAL, REGIONAL ou NACIONAL] relacionado ao recente surto de coronavírus (COVID-19), decidimos reagendar a nossa excursão. O [NOME DO DESTINO] será adiado para [NOVA DATA DA EXCURSÃO].

Embora seja frustrante reagendar excursão, recomendamos a todos a seguirem as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS) e das autoridades locais de saúde pública, e esperamos vê-lo nas próximas excursões.

Atenciosamente,

[ASSINATURA]

[CONTATO]

Uma vez que você construiu uma comunicação sólida e concisa, anuncie o adiamento em todos os canais possíveis, incluindo: 

  • E-mail: caso você tenha esse dado dos seus clientes, notifique todos que compraram o pacote para atualizá-los sobre o adiamento da excursão;
  • Plataforma de gestão de excursões: Se você usa alguma plataforma de gestão e ela tem a funcionalidade de mensagens aos clientes, aproveite isso como uma ferramenta eficiente se comunicar; 
  • Postagens em redes sociais: fique atento e responda as mensagens e comentários nas redes sociais;
  • Observe as menções ao seu nome para poder respondê-las e se precisar, entrar em contato com os clientes em particular para responder a qualquer possível reclamação em publico.

Desistências e novas compras

O adiamento da excursão pode te custar a perda de alguns clientes, nesse momento você deve usar o tempo disponível para vender o lugares que ficarão em aberto até a próxima data programada.

Fique de olho no número de clientes que pediram o dinheiro de volta ​​e dos novos clientes que compraram ​​para atualizar a rota da excursão com base no endereço de cada um.

Faça um levantamento das perguntas frequentes e compartilhe-as

Uma maneira de amenizar a reação dos clientes insatisfeitos é explicar qualquer mal entendido e mostrar a eles que você está no controle com respostas às suas perguntas. Algumas delas podem ser:

  • Por que a excursão está sendo adiada?
  • Onde estão as informações sobre a excursão reagendada – incluindo alterações no destino, programação do passeio, número de passagens disponíveis e etc?
  • Qual é a sua regra de devolução de dinheiro?
  • Como podemos entrar em contato para obter mais informações?

Aproxime-se dos seus cliente através da internet

Para minimizar as chances de desistências mesmo com o reagendamento, envolva seu público on-line. Mantenha uma frequência na comunicação de forma consistente para que eles não esqueçam as novas datas e continuem animados, apesar da mudança.

Algumas sugestões:

  1. Trazer conteúdo através das redes sociais relevantes sobre a viagem.
  2. Convidar as pessoas que adquiriram o pacote para um grupo de bate-papo e iniciar discussões on-line.
  3. Promover lives e vídeos sobre assuntos relacionados a viagem.
  4. Continuar a divulgar a excursão com as novas datas.

Dê a volta por cima após adiar a excursão

O adiamento da excursão te dá mais tempo para organizar e planejar, por conta disso você poderá oferecer uma viagem ainda melhor na nova data. Não poupe esforços e nem criatividade ao pensar em maneiras de como você pode agradecer o seus clientes por não desistirem da viagem.

Algumas possíveis cortesias que você pode oferecer:

  • Dar descontos na próxima excursão para aqueles que compraram antes de a excursão ter sido adiada;
  • Oferecer um kit lanche mais completo para os clientes que compraram apesar das alterações no pacote;
  • Agradecer aos clientes leais pessoalmente no dia da excursão;
  • Fazer parcerias com seus fornecedores para oferecer algo a mais para o grupo todo, como um passeio extra, um brinde do local entre outras possibilidades.

Não se esqueça

Viajar e viver novas experiências, é essencial ao ser humano. Seja para um parque próximo, ou para as praias mais bonitas do mundo, as viagens em grupo desempenham um papel muito importante em toda a cadeia do turismo. Quando fatores externos e de força maior te forçarem a adiar uma excursão, lembre-se do real motivo pelo qual as pessoas queriam viajar. E a paixão, estudo e dedicação que fizeram de você um organizador de excursões.